Home Office » Regelungen, Voraussetzungen und nützliches Equipment
Aktualisiert: 09.03.2021 | Lesedauer: 12 Minuten
Nicht nur in Zeiten von Krankheiten wie dem Coronavirus ist das Home Office eine sinnvolle Alternative zur Arbeit im Großraumbüro, wo die Ansteckungsgefahr vergleichsweise hoch ist. Für manche Unternehmen kein Problem, da Heimarbeit ein Teil der Unternehmenskultur ist. Andere Firmen hingegen stehen vor einer großen Aufgabe und müssen zunächst einmal die Infrastruktur schaffen, die ein voll funktionsfähiges Arbeiten von daheim möglich macht. Dazu sind auch verschiedene formelle Aspekte zu beachten, beispielsweise was das Arbeitsrecht oder den Datenschutz angeht.
Eine Weile vor dem ersten Tag der Heimarbeit sollte sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit dem Chef zusammensetzen, um über die notwendige Ausstattung zu sprechen. Möglicherweise fehlt es noch an Hardware, die bestellt werden muss. Seit Beginn der Corona-Krise bieten viele Unternehmen ihren Beschäftigten an, von zuhause zu arbeiten, um die Ansteckungsgefahr mit dem Coronavirus gering zu halten.
Hardware und Büroausstattung
Was im einzelnen im Homeoffice benötigt wird, hängt von den Tätigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters ab. Für Arbeitnehmer, die ganz klassisch am Schreibtisch mit PC arbeiten und hin und wieder Termine mit Kollegen oder Kunden haben, ist die Heimarbeit am einfachsten umzusetzen. Je nach Aufgaben ist folgende Hardware Ausstattung nötig:
| Notebook | Ein Notebook hat gegenüber einem stationären PC, der im heimischen Büro eingerichtet wird, den Vorteil, dass man ihn einfach mit in die Arbeit nehmen und dort als Rechner am Arbeitsplatz nutzen kann. Dazu schließt man ihn an seinen Monitor, die Tastatur und seine Maus an. |
| Monitor | Ein zweiter, größerer Monitor, sollte vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, wenn es das Arbeiten vereinfacht. Gerade wenn der Mitarbeiter auch an seinem Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen arbeitet. |
| Maus & Tastatur | Auf Dauer erleichtern eine Maus und eine Tastatur das Arbeiten aus ergonomischer Sicht. |
| Headset | Für Videokonferenzen, zum bequemen Telefonieren oder um sich eine Videoanleitung in guter Qualität anzusehen, hilft ein Headset. |
| Webcam | Der Einsatz einer Webcam bietet sich an, wenn der Arbeitnehmer auch vom häuslichen Arbeitszimmer aus an Terminen teilnehmen muss und sich per Videokonferenz zuschaltet. Ihn live zu sehen, macht das Treffen persönlicher. |
| Drucker | In den heutigen digitalen Zeiten wird kaum ein Mitarbeiter noch einen Drucker benötigen, weil er täglich mehrere Seiten ausdrucken oder scannen muss. Ist dies doch der Fall, gehört das Gerät selbstverständlich mit zur notwendigen Ausstattung dazu. Falls der eigene Drucker genutzt wird, ist mit dem Chef abzusprechen, wie die anfallenden Kosten ersetzt werden. |
| Smartphone | Natürlich könnte man auch sein eigenes Smartphone nutzen, doch stellt sich die Frage, ob man Geschäftspartner seine private Nummer anzeigen möchte und wie man die gegebenenfalls anfallenden Kosten deckt. Eine bessere Lösung ist ein Firmenhandy, mit dem sämtliche Telefonate erledigt werden können. Das funktioniert jedoch nur, wenn das Telefon am Schreibtisch im Betrieb auf das Firmenhandy umgestellt wird. |
| Büroausstattung | Im eigenen Haus oder in der eigenen Wohnung müssen die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben genauso eingehalten werden im am Arbeitsplatz im Unternehmen. Das betrifft also Büromöbel, in den meisten Fällen Schreibtisch, Schreibtischstuhl und Regale. Auch das Zubehör ist nicht zu unterschätzen und machen das Arbeiten einfacher, beispielsweise durch eine ausreichende Anzahl an USB-Anschlüssen oder eine ordentliche Monitor-Tischhalterung. |
Zugänge, Software, Arbeitsprozesse
Das mobile Arbeiten erfordert eine neue Herangehensweise, neue Strukturen, neue Denkweisen in der Firma. Was bisher nur in lokalen Netzwerken abgespeichert wurde, muss nun auch von den Angestellten daheim erreichbar sein. Gleiches gilt für Software-Programme, die bisher von außen nicht erreichbar waren. Nur so kann die Produktivität gleichbleibend sichergestellt werden. Sind die Beschäftigten im Homeoffice in ihren Tätigkeiten eingeschränkt, macht dies, gerade zu Zeiten der Corona Krise, wo ganze Belegschaften ins Heimbüro geschickt werden, das Arbeiten nahezu unmöglich. Deshalb ist es auch im Interesse des Chefs dafür zu sorgen, dass alle Kolleginnen und Kollegen zu entsprechenden Programmen, Dokumenten und allen nötigen Arbeitsmaterialien Zugang erhalten. Darüber hinaus gibt es natürlich Software-Programme und Dateien auf dem Firmenserver, die einen besonderen Schutz benötigen, beispielsweise weil es der Datenschutz so vorsieht, da es sich um sensible Kunden- oder Unternehmensdaten handelt.
Sind diese Daten auf dem Firmenserver abgelegt, hat man von extern keinen Zugriff darauf. Dieses Thema lässt sich über entsprechende Sicherheitsmaßnahmen lösen, über die sich die Belegschaft auf sicherem Wege in das Firmennetzwerk einwählen kann. Auf diesem Weg lässt sich jedes Dokument und jede Software so nutzen, wie wenn man vor Ort wäre:
- VPN (Virtuelles Privates Netzwerk): Der Mitarbeiter kann sich mit einem Passwort über ein VPN-Gateway in das interne Netzwerk seines Arbeitgebers einloggen.
- Token: Ob als Hardware oder App, ein Token vergibt Einmalpasswörter, mit dem sich der Arbeitnehmer von zu Hause aus einloggen kann.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Eigentlich sollte dies gerade in größeren Firmen Standard sein. Dabei wird die Identität des Nutzers mithilfe zweier Komponenten bestätigt. Was wir vom Geldautomat schon lange kennen (PIN und Bankkarte), hat sich nun auch etabliert, um sich in am Notebook einzuloggen. Dabei besteht der Login-Prozess beispielsweise aus einem individuellen Passwort, das nur der Nutzer weiß, und einem Einmalpasswort, das per SMS an das Smartphone gesendet wird.
Außerdem wichtig:
- Vergabe starker Passwörter: Dies sollte hinreichend bekannt sein, doch man kann es nicht oft genug erwähnen. Das eigene Geburtsdatum oder Zahlenkombinationen wie "1234" sind keine sicheren Passwörter. Besser ist eine mindestens achtstellige Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
- Beschränkte Zugriffsrechte: Nicht jeder Angestellte und Auszubildende benötigt Zugang zu allen Dokumenten und Programmen. Arbeitgeber können die Zugriffsrechte individuell einschränken, sodass jeder nur das bearbeiten oder lesen kann, was er braucht.
- Ablage in einer Cloud: Generell bietet es sich für Unternehmer an zu prüfen, ob man sämtliche unkritische Dokumente in einer Cloud ablegt. Diese Art des digitalen Arbeitens hat wesentliche Vorteile gegenüber dem Abspeichern von Dokumenten auf dem betrieblichen Server. So haben alle Berechtigten einfachen Zugriff, können gleichzeitig in einem Dokument arbeiten, und kennen immer dessen aktuelle Version. Gerade bei den möglicherweise etwas längeren Kommunikationswegen, die es bei Beschäftigen im Homeoffice gibt, werden Missverständnisse so vermieden und effektives Arbeiten sichergestellt.
- Absperrbarer Schrank: Dokumente in Papierform sollten entweder im Unternehmen gelassen oder im Homeoffice weggesperrt werden, sodass niemand Einblick erhält außer dem Mitarbeiter selbst.
- Wird der private PC im Homeoffice genutzt, ist ein zuverlässiges Anti-Viren-Programm wichtig. Hat man keines oder ein veraltetes auf seinem Rechner, können sich Hacker Einblick in Firmenunterlagen verschaffen.
Welches Vorgehen im einzelnen Unternehmen sinnvoll ist, müssen die Verantwortlichen gemeinsam mit Fachleuten aus ihrer IT- und Rechts-Abteilung klären. Nur so kann der Schutz von Daten und ein sicheres Arbeiten gewährleistet werden.
Schnelles WLAN für effektives Arbeiten
Das einzige, was man an heimischer Ausstattung nutzen muss, ist das Internet. Arbeitet man viel im Internet oder verarbeitet große Datenmengen, ist ein stabiles und schnelles Netzwerk unbedingt notwendig. Wohnt man in ländlichen Regionen, ist schnelles Internet oft immer noch ein Fremdwort. Dies macht das Arbeiten von Zuhause mühsam, lässt sich aber leider nicht ändern. Doch auch innerhalb des Hauses oder der Wohnung gibt es Ecken, in denen die Internetverbindung nur schwach ist. Beispielsweise wenn sich zwischen Schreibtisch und Router dicke Wände befinden oder die Distanz zu groß ist. Dann bietet es sich an, das Signal durch einen WLAN Repeater zu verstärken. Ein Repeater wird einfach in eine Steckdose gesteckt, wo er die Funktsignale des Routers aufnimmt und verstärkt weitersendet. Wichtig ist hier die Platzierung in der richtigen Steckdose, sodass der Repeater ausreichende Signale empfängt und in die richtige Richtung weitergibt.
In diesem Zusammenhang sollten Beschäftigte auch die Sicherheit ihres Heimnetzwerkes überprüfen, um zu verhindern, dass Außenstehende sich in das Netzwerk hacken und so Einsicht in vertrauliche Unternehmensdaten erhalten:
- Sind Passwörter sicher genug oder sollte man sie ändern?
- Sind die Standardeinstellungen, Nutzernamen und Passwörter, die vom Internetanbieter vergeben wurden, geändert?
- Ist die UPnP-Funktion (Universal Plug and Play) am Router deaktiviert? So verhindert man die Kommunikation des Firmennotebooks mit anderen heimischen Geräten.
Was muss der Arbeitgeber für das Home Office stellen?
Grundsätzlich hat der Chef für die passende Ausstattung im Homeoffice zu sorgen. Handelt es sich um eine dauerhaft im Homeoffice ausgeführte Tätigkeit, beispielsweise für Angestellte im Vertriebsaußendienst, kann der Arbeitgeber das Büro vollständig ausstatten. Also auch mit Büromöbeln, Telefon, Computer. So ist er auf der sicheren Seite, wenn es um die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen geht. Handelt es sich um gelegentliche Zeiten im heimischen Büro, ist ein Hinweis an den Arbeitnehmer ausreichend. Dieser Hinweis sollte beinhalten, wie ein gesundheitsfördernder Arbeitsplatz auszusehen hat.
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen ist im Homeoffice meist auch die Familie anwesend. Und so kann es passieren, dass ein junges Familienmitglied ins Arbeitszimmer huscht und etwas verschüttet oder den Bildschirm mit klebrigen Fingern berührt. Dann ist eine gründliche Reinigung angesagt.
Wer auf Nummer sicher gehen will, dass er keine Coronaviren oder sonstiges auf seinem Notebook in die Firma oder von dort nach Hause transportiert, kann seine Geräte regelmäßig saubermachen.
Deshalb lohnt es sich, auch daheim entsprechende Reinigungsmittel vorrätig zu haben.
Dabei geht es um elektronische Türschlösser, die sich per App steuern lassen. So lässt sich das Büro einfach absperren, was Sicherheit für Daten und Gerätschaften sorgt. Sprachassistenten wie Alexa oder Google Home können ebenfalls eingesetzt werden, indem man beispielsweise einen Büro-Modus einrichtet. Diese könnten beispielsweise ans Lüften, an besondere Arbeitstermine und -fristen oder einfach an die Mittagspause erinnern. Smarte Funk-Steckdosen, an denen die Kaffeemaschine angeschlossen und über eine App steuerbar ist, smarte Funk-Thermostate oder Lichtsensoren, welche die elektrischen Rolläden steuern, machen das Arbeiten deutlich angenehmer.
Wie kann ich alles vom Home Office von der Steuer absetzen?
Wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter wegen der Corona-Pandemie in das Home Office schickt, können die Kosten für den Heimarbeitsplatz zum Teil steuerlich geltend gemacht werden. Damit das Finanzamt ein Arbeitszimmer anerkennt, muss es bestimmte Kriterien erfüllen:
Häusliches oder außerhäusliches Arbeitszimmer
Bei einem häuslichen Arbeitszimmer ist der Raum ein Teil der Wohnung oder des Einfamilienhauses. Das Zimmer ist nach Funktion und Ausstattung in den häuslichen Bereich eingebunden. Die Kosten, die für häusliches Arbeitszimmer geltend gemacht werden können, sind derzeit auf 1250.- € beschränkt.
Ein außerhäusliches Arbeitszimmer ist z.B. ein externer angemieteter Raum, der kein Bestandteil der Wohnung bzw. des Hauses ist. Bei einem außerhäuslichen Arbeitszimmer können die Kosten uneingeschränkt geltend gemacht werden.
Ein weiterer Punkt ist, dass das Zimmer ausschließlich betrieblich genutzt wird und nicht nebenher für persönliche Interessen. Entsprechend muss es auch eingerichtet sein: Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Computer, Monitore und Regale sind in Ordnung. Ein Bett, eine Bügelstation oder Fitnessgeräte hingegen sind fehl am Platz. Die berufliche und private Sphäre müssen klar abgegrenzt und erkennbar sein.
Arbeitsecke im Wohnzimmer
Da nicht jeder Mitarbeiter sich den Luxus eines privaten Büroraumes leisten kann, müssen eben Wohnräume, das Bügelzimmer oder auch die Küche für die Home Office-Tätigkeiten genutzt werden.
Auch hier besteht die Möglichkeit der steuerlichen Vergünstigung. Für das Jahr 2020 und 2021 wurde die sogenannte Home Office-Pauschale eingeführt. Dabei können pro Tag 5,- Euro abgesetzt werden.
Allerdings ist der Höchstbetrag auf 600,- € (max. 120 Tage) gedeckelt und die Home Office-Pauschale wird auf die Werbungskostenpauschale von 1.000,- € angerechnet.
Weitere Werbungskosten, die absetzbar sind:
- Arbeitsmittel wie Computer, Monitore, Drucker, Telefon ….
- Büroausstattung wie Schreibtische, Stühle, Aktenschränke …..
- Telefon- und Internetkosten
- Büroverbrauchsmaterial wie Papier, Toner, Druckertinte ….
- Fachliteratur
Viele Arbeitgeber hatten immer das Gefühl, dass die Beschäftigten vor Ort sein müssen, damit effektiv gearbeitet werden kann. Das ist schon richtig, denn im Büro halten sich die Mitarbeiter in ihrem Berufsumfeld und sind auf erforderlichen Tätigkeiten fokussiert. Die Infrastruktur ist so gut es geht auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer ausgerichtet und die Arbeitsprozesse werden stetig optimiert.
Im Home Office ist das aber nicht immer so. Naturgemäß hat nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Arbeitszimmer zu Hause. Zudem sind die Möglichkeiten einer Ablenkung deutlich höher. Aber mit der Corona Pandemie mussten viele Arbeitgeber ihre jahrelangen Bedenken von heute auf morgen über Bord werfen. Um die Belegschaft vor einer Infektion am Arbeitsplatz zu schützen, wurden so viele Angestellte wie möglich ins Home Office geschickt.
Doch das Vertrauen der Chefs in ihre Belegschaft hat sich letztendlich gelohnt. Denn auch im Home Office und ohne Stempeluhr kann effizient und erfolgreich gearbeitet werden. Auch wenn die Umstellung am Anfang nicht einfach war, zeigte es sich doch recht schnell, dass es immer besser funktioniert. Doch nicht nur das.
Die Betriebskosten für die leer stehenden Büroräume sind plötzlich drastisch gefallen. Der Spareffekt ist so groß, dass in vielen Betrieben nun die generelle Notwendigkeit von betrieblichen Büroarbeitsplätzen auf dem Prüfstand steht.
Besonders bei angemieteten Büroflächen in teuren Gegenden bietet sich ein enormes Sparpotential.
Mittlerweile werden neue Arbeitsmodelle wie z.B. DeskSharing entwickelt, wo die Büroarbeitsplätze von den Mitarbeitern gebucht werden können. Das spart einerseits Bürofläche und ermöglicht andererseits den Angestellten ein flexibles Arbeiten.
Quasi eine Win-win-Situation für beide Seiten.
Praxistipp: Abschreibungsdauer von Hardware und Software verkürzt
Neu angeschaffte Computerhardware und Software zur Dateneingabe mussten in den vergangenen Jahren über einen Zeitraum von drei Jahren steuerlich abgeschrieben werden. Dabei umfasst der Begriff Computerhardware nicht nur Computer. Darunter fallen auch Desktop-PCs, Notebooks, Laptops, Thin Clients, Workstations, Dockingstations, Server-PCs, Netzteile und Peripheriegeräte. Eine genaue Auflistung aller Produktgruppen sowie die dazugehörige Definition kann auf der Website des BMF nachgelesen und bei Bedarf heruntergeladen werden.
Diese speziellen Wirtschaftsgüter unterliegen aufgrund des rasanten technischen Fortschrittes einem immer schnelleren Wandel. Deshalb hat das Bundesministerium der Finanzen ab dem 01.01.2021 die Abschreibungsdauer auf ein Jahr herabgesetzt. In der Praxis kann die Abschreibung aber trotzdem zwei Steuererklärungen betreffen. Denn es wird nicht vom Kalenderjahr sondern von einem Zeitraum von 12 Monaten ausgegangen.
Sollten sich die Anschaffungskosten innerhalb der Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter bewegen, kann eine Sofortabschreibung durchgeführt werden. Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter wurde bereits am 01.01.2018 von 410 Euro auf 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) angehoben.
Das ist nicht zwingend nötig, jedoch empfehlenswert für alle Beteiligten. Denn so sind klare Regelungen vorhanden. Üblicherweise wird in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag festgelegt, in welchem zeitlichen Umfang Homeoffice gemacht werden darf, welche (Kern)Arbeitszeiten gelten und wie der heimische Arbeitsplatz auszusehen hat. Oft wird auch vermerkt, dass die Führungskraft jederzeit das Recht hat, sich mit Vorankündigung den Arbeitsplatz im privaten Umfeld anzusehen.
Im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung, sofern es sich nicht um Vertrauensarbeitszeit handelt, ist auf verschiedenen Wegen möglich. So können Beschäftigte diese eigenverantwortlich protokollieren und im Nachgang in das System eintragen lassen. Es gibt jedoch auch Systeme, wo sich die Mitarbeiter selbst eintragen können.