Lieferantenauswahl » Eingrenzung und Analyse von relevanten Lieferanten für das Unternehmen
Veröffentlicht: 28.02.2023 / Lesedauer: 8 Minuten
Was macht ein Unternehmen erfolgreich? Die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen, ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und innovatives Design sind absolut wichtige Faktoren, die den meisten sicher mit als Erstes durch den Kopf gehen.
Was allerdings viele dabei nicht bedenken: Damit Unternehmen ihre Produkte überhaupt anbieten können, sind sie selbst erst einmal Kunde und müssen Werkstoffe, Teile und Dienstleistungen von Lieferanten und Zulieferern beziehen. Geeignete Großhändler zu finden und die Auswahl dieser Lieferanten trägt daher entscheidend zum gesamten Unternehmenserfolg bei. Wir erklären Ihnen gerne, wie Sie dabei vorgehen und was Sie bei Ihrer Entscheidung beachten müssen.
Wie der Name schon sagt, geht es um die Auswahl der Lieferanten, mit denen man als Unternehmen zusammenarbeiten möchte. Doch was sich auf den ersten Blick als relativ simpel und selbsterklärend darstellt, ist in Wirklichkeit ein komplexer Prozess, der gut durchdacht und geplant werden muss.
Komplexer Prozess
Die Lieferantenauswahl ist ein Bereich der Beschaffungslogistik und umfasst mehrere Schritte: So müssen mögliche Lieferanten erst einmal identifiziert werden, bevor der "Kandidatenpool" immer weiter eingegrenzt werden kann. Hat man schließlich eine überschaubare Gruppe möglicher Lieferanten und Zulieferer herausgebildet, werden diese anhand festgelegter Kriterien verglichen und bewertet. Anschließend folgt die Kontaktaufnahme mit den bestbewerteten Lieferanten und die Vertragsverhandlung.
Kleine vs. große Unternehmen
Dabei ist es erst einmal irrelevant, ob man ein kleines Unternehmen oder ein Großkonzern ist. Der Ablauf bleibt im Prinzip gleich. Allerdings können sich die Ressourcen unterscheiden, die in die Suche investiert werden, sowie die Verhandlungsmacht, wenn es um die Aushandlung der Vertragskonditionen geht.
Kostenfaktor Lieferantenverwaltung
Generell ist es aber so, dass es sich immer empfiehlt, die Zahl seiner Lieferanten und Zulieferer so überschaubar wie möglich zu halten, um wiederum den Aufwand der Lieferantenverwaltung einzugrenzen. Das gelingt kleinen Unternehmen mit tendenziell weniger Zulieferern sicher besser als großen Konzernen, deren Bedarf an Produkten unverhältnismäßig größer ist. Denn jeder Lieferant, zu dem eine Geschäftsbeziehung besteht, muss gemanaged und regelmäßig bewertet werden. Das heißt, je mehr Lieferantenbeziehungen bestehen, desto teurer der Verwaltungsaufwand des Zuliefererpools.
Marktplatzlösung für C-Teile
Um die Kosten in Grenzen zu halten, sollte man daher möglichst mehrere Artikelgruppen von einem Zulieferer statt jedes einzelne Produkt von einem anderen Lieferanten zu beziehen. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass man beispielsweise über Mengenrabatte ebenfalls Geld sparen kann. Eine weitere Möglichkeit, den Verwaltungsaufwand zu minimieren, ist der Einkauf über einen Marktplatz, wie beispielsweise den Conrad Marketplace. Gerade der Einkaufsprozess von C-Teilen lässt sich so einfach, schnell und sicher gestalten.
Wie schon erwähnt, ist die Lieferantenauswahl ein Teil der Beschaffung. Die Leistung des gesamten Beschaffungsprozesses wird unter anderem an den entstandenen Beschaffungskosten gemessen, weshalb sich Erfolg oder Nichterfolg direkt auf das Geschäftsergebnis auswirken.
Kosten niedrig halten
Der Betrag pro Artikel ist einer der wichtigsten Kostentreiber – besonders, wenn es sich um größere Transaktionen handelt. Diese sogenannten Basiskosten verursachen den größten Aufwand und sind am schwierigsten zu reduzieren. Daher ist es wichtig, bereits von Anfang an einen Fokus auf die ideale Lieferantenauswahl zu legen und den besten Preis pro Artikel zu verhandeln. Hat man das geschafft, sollte man sich auf dem Erfolg allerdings nicht ausruhen, sondern in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob das Kosten-Leistungsverhältnis noch stimmt. Falls dem nicht so ist, müssen mit dem betreffenden Zulieferer Verbesserungen vereinbart oder, bei Bedarf, Lieferanten ausgetauscht werden.
Produktqualität sichern
Eine gute Lieferantenauswahl ist allerdings nicht nur aus Kostengründen für den eigenen Unternehmenserfolg unerlässlich. Sie wirkt sich ebenso auf die Produktion und die Qualität der eigenen Produkte aus. Denn kann ein Lieferant die Leistungsstandards nicht erfüllen, nimmt womöglich die gesamte Wertschöpfungskette Schaden.
Um das zu verhindern, sollte man genau darauf achten, dass die gewählten Zulieferer alle Anforderungen zuverlässig erfüllen und bedenkenlos in den überbetrieblichen Materialfluss integriert werden können.
Unternehmenswerte stützen
Außerdem kann die Entscheidung für oder gegen eine Zusammenarbeit mit einem Lieferanten auch Einfluss darauf haben, wie die Werte und das Image eines Unternehmens in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden. Steht ein Unternehmen beispielsweise für Nachhaltigkeit und faire Arbeitsbedingungen, sein Lieferant erfüllt diese Norm aber nicht? Gerade in Zeiten von Social Media dauert es meist nicht lange und das negative Lieferantenbild überträgt sich auf das eigenen Unternehmen. Ist das Image erst einmal beschädigt, kann es lange dauern, bis das Unternehmen in den Augen der Verbraucher wieder voll vertrauenswürdig ist. Auf der anderen Seite können die richtigen Zulieferer, deren Standards mit den eigenen Werten übereinstimmen, die Glaubwürdigkeit des eigenen Unternehmens sogar stärken und so zu einer Optimierung der Kundenzufriedenheit beitragen.
Qualitätsmanagement optimieren
Doch nicht nur aus rein wirtschaftlichen Gründen ist eine gute Lieferantenauswahl im Interesse jedes Unternehmens. Es gibt eine internationale Qualitätsmanagementnorm (DIN EN ISO 9001) für alle Unternehmen, die Teile ihrer Wertschöpfungskette auslagern – also beispielsweise Produkte über Lieferanten beziehen.
Die Norm besagt, dass jedes betroffene Unternehmen die Leistungsfähigkeit seiner Zulieferer sicherstellen muss. Das passiert durch eine systematische Lieferantenbewertung, wobei Unternehmen Kriterien für das Lieferantenmanagement festlegen und umsetzen. Beispielsweise zur Qualität der gelieferten Produkte, Flexibiltiät, Preis, Verlässlichkeit oder dem Risiko eines Lieferantenausfalls.
Wie also geht man vor, wenn man die passenden Lieferanten für sein Unternehmen sucht? Am besten orientiert man sich an den folgenden Punkten:
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Bedarfe bestimmen: Welche Produkte stellt mein Unternehmen selbst her? Was muss von Zulieferern beschafft werden? Arbeiten wir bereits mit entsprechenden Partnern zusammen oder muss ich neue Lieferanten ermitteln?
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Wichtige Kriterien festlegen: Was macht den idealen Lieferanten aus? Worauf kommt es bei der Zusammenarbeit an?
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Mögliche Lieferanten identifizieren: Wer steht als Kandidat zur Verfügung? Wie groß ist mein Suchkreis? Kommt auch Global Sourcing in Frage oder begrenzt man die Bezugsquellenermittlung auf eine bestimmte Region?
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Lieferantenanalyse und -bewertung: Was sind Pluspunkte, was Minuspunkte der potentiellen Lieferanten? Wie sehen die Leistungsprofile aus? Wer kann das Unternehmen am besten unterstützen?
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Lieferantenauswahl und Vertragsschluss: Welcher Lieferant erfüllt die Anforderungen am besten? Welche Regelungen und Vertragsbedingungen sind relevant? Was muss der Vertrag bezüglich Menge, Qualität, Liefertermin und Preis beinhalten, um eine vertrauensvolle und langfristige Geschäftsbeziehung zu sichern?
Was einen passenden Lieferant ausmacht, lässt sich immer nur in Bezug auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens sagen. Und nicht immer ist dabei der niedrigste Preis allein ausschlaggebend. Andere Punkte wie Pünktlichkeit der Warenlieferungen oder Liefertreue sind mindestens genauso unverzichtbar. Mögliche Kriterien für eine Checkliste können sein:
Qualitative Kriterien:
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Qualität der Waren
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Regionalität / Standortnähe
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Marktmacht
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Geringe Fehler- und Ausfallquoten
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Liefertermintreue / Pünktlichkeit
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Angebotstransparenz
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Flexibilität
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Zuverlässigkeit
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Nachhaltigkeit / CO2-Neutralität
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Innovationspotenzial
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Problemlösungsverhalten
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Kommunikation und Kundenservice
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Unternehmenswerte
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Kulanzregelungen
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Bestellprozess
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Preisgarantie
Quantitative Kriterien:
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Preis
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Zahlungsziel / Zahlungsspielraum
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Transportkosten
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Verpackungskosten
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Verhandlungsspielraum bei Preis und Konditionen
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Rabatte (Mengenrabatt, Saisonrabatt etc.)
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Skonto
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Sonderangebote
Die Lieferantenbewertung anhand der ausgewählten Kriterien – idealerweise eine Mischung aus qualitativen und quantitativen Punkten – ist ein wichtiger Teilprozess der Lieferantenauswahl. Um Leistungsfähigkeit, Stärken und Schwächen der potenziellen Lieferanten besser beurteilen zu können, sollte das Beschaffungsteam bei der Bewertung eng mit den betroffenen Fachabteilungen wie Entwicklung, Produktion oder Materialwirtschaft zusammenarbeiten. Nur so kann sichergestellt werden, dass wirklich der für ein Unternehmen beste Lieferant gewählt wird. So ist die Auswahl des Lieferanten ein strategischer Prozess, an dessen Ende eine langfristige, vertrauensvolle Partnerschaft stehen sollte.
Der Auswahlprozess ist ein mehrstufiges Verfahren, das sich gut anhand einer Trichterabbildung nachvollziehen lässt: Während man Schritt für Schritt die Zahl der in Frage kommenden Lieferanten (A) eingrenzt, steigt gleichzeitig die Menge der Informationen (B), die man über sie zusammenträgt.
Dafür muss man zuallererst den Pool an potenziellen Lieferanten identifizieren (1). Da man immer aus mehreren Quellen schöpfen sollte, bedeutet die Lieferantensuche zwar einfache, aber durchaus aufwändige Recherchearbeit.
Der nächste Schritt ist die Lieferanten-Eingrenzung (2). Man sichtet grob alle Kandidaten und sortiert diejenigen aus, die offensichtlich nicht zu den eigenen Anforderungen passen.
So schafft man einen übersichtlicheren Kandidatenkreis für die anschließende, tiefergehende Analyse und Bewertung (3). Es ist empfehlenswert, mehrere Personen in den Bewertungsprozess mit einzubeziehen – vorzugsweise aus verschiedenen Fachabteilungen.
So verhindert man, dass am Ende die Entscheidung für einen Lieferanten (4) einseitig aus Sicht der Beschaffungsabteilung getroffen wird.
1) Lieferanten-Identifikation
Beginnt man mit der Bezugsquellenermittlung sollte man als erstes immer in den unternehmensinternen Datenpool schauen und prüfen, ob man vielleicht mit einem geeigneten Kandidaten bereits zusammenarbeitet und sich eine bereits bestehende Geschäftsbeziehung erweitern lässt. Doch selbst wenn man hier bereits fündig wird, sollte man seine Suche an diesem Punkt nicht gleich beenden. Vielleicht bietet ein neuer Lieferant ja bessere Konditionen? Gute Quellen für die Lieferantensuche sind Fachzeitschriften, Messen und Ausstellungen, die Datenbank der Industrie- und Handelskammer (IHK). Außerdem kann man sich im eigenen Geschäftspartner-Netzwerk umhören, ob jemand einen bestimmten Zulieferer empfehlen würde.
Dabei sollte man sich von Beginn an darüber im Klaren sein, ob man eine internationale Suche durchführen möchte. Global Sourcing kann aufgrund der im Vergleich viel größeren Anbietervielfalt schnell ziemlich ressourcenintensiv werden, hat aber natürlich auch viele Vorteile. Wird dagegen eine gewisse Nähe zum Lieferanten gewünscht, sollte man von vornherein Parameter für eine bestimmte Reichweite festlegen und als K.O.-Kriterium definieren.
2) Lieferanten-Eingrenzung
Hat man eine Anzahl in Frage kommender Lieferanten gefunden, geht es an eine erste Eingrenzung, in der alle Kandidaten herausgefiltert werden, die den eigenen Mindestanforderungen nicht genügen.
Das ist noch keine detaillierte Analyse, sondern eher eine grobe Bewertung des Lieferantenprofils und -portfolios u.a. anhand vorher festgelegter K.O.-Kriterien, der Lieferantenselbstauskunft sowie Zertifizierungen.
3) Lieferanten-Analyse und -Bewertung
Hat man den Kandidatenkreis so weiter verkleinert, kann man sich die übriggebliebenen Lieferanten nun etwas genauer anschauen und eine präzisere Einschätzung bezüglich Schwierigkeiten oder Chancen einer möglichen Zusammenarbeit treffen. Grundsätzlich empfiehlt sich hier immer eine Kombination aus quantiativen und qualitativen Bewertungsverfahren.
Tipp: In jedem Fall sollten die gesammelten Daten gut strukturiert abgelegt werden. Sei es in einer Excel-Liste, mithilfe eines spezifischen Tools oder durch eine entsprechende Funktion im ERP-System.
Quantitative Methoden
Quantitative Verfahren drehen sich in der Regel um harte Zahlen und ermöglichen so einen faktenbasierten Vergleich von Lieferanten. Beispiele wären die Bilanzanalyse, eine Preis-/Kostenanalyse oder das Kennzahlenverfahren.
Doch nicht immer sind Lieferangebote 1:1 miteinander vergleichbar. Und ausschließlich anhand von Kriterien wie dem Preis zu entscheiden, kann früher oder später zu Problemen führen.
Während quantitative Verfahren eine objektivere Betrachtungsweise ermöglichen, spielt bei qualitativen Methoden der subjektive Eindruck eine entscheidende Rolle und ermöglicht Fragen wie: Inwieweit sind die Argumente des Lieferanten schlüssig? Hat man den Eindruck, der Zulieferer kann langfristig den Qualitätsstandard halten? Und welchen Eindruck hat man auf persönlicher Ebene in Bezug auf eine künftige Zusammenarbeit?
Qualitative Methoden
Kommt man also auf Basis der quantitativen Methode zu keinem eindeutigen Ergebnis, kann man mit einer erneuten, aber gründlicheren Profil- und Portfolioanalyse etwas mehr in die Tiefe gehen. Allerdings kann es sein, dass mehrere Lieferanten gleichermaßen den Anforderungen entsprechen.
Will man die einzelnen Lieferanten bis ins Detail miteinander vergleichen, bietet sich eine Nutzwertanalyse (qualitatives Verfahren) bzw. die Scoring-Methode an, da man hier einen eindeutigen Zielwert festlegt . Hier kommen vor allem die qualitativen Kriterien ins Spiel, die man vorher beim Erstellen der Checkliste entsprechend definiert hat.
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Festlegung einer Checkliste / eines Kriterienkatalogs (max. 8-10 Kriterien).
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Gewichtung jedes Kriteriums gemäß seiner Bedeutung (Multiplikatoren) – wobei alle Prozentwerte am Ende 100% ergeben müssen. (bspw. Preis 20%, Regionalität 15%, Flexibilität 5% usw.)
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Festlegung eines Punktwertes (1-10) für jedes Kriterium.
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Berechnung des Scoring-Werts jedes Lieferanten pro Kriterium (Multiplikation der Gewichtung mit dem Punktwert)
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Verdichtung zum Endergebnis durch Addition der Einzelwerte
4) Lieferanten-Auswahl
Im letzten Schritt geht es an die Auswertung der Analyse-Ergebnisse. Hat man die Analyse und Bewertung der einzelnen Lieferanten gewissenhaft ausgeführt, kann man davon ausgehen, dass der Kandidat mit den meisten Punkten den eigenen Anforderungen am besten gerecht wird.
Nehmen wir an, es wurde eine Nutzwertanalyse durchgeführt: Und gehen wir weiter davon aus, dass 10 die höchste Punktzahl ist, die für ein Kriterium vergeben werden kann und die prozentuale Gewichtung aller Kriterien insgesamt 100 % ergibt, dann ist die maximale Punktzahl, die ein Lieferant erreichen kann: 10 Punkte. So ergibt sich eine Rangfolge der Lieferanten, auf Basis derer Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
Mit Lieferanten, die eine Gesamtpunktwertung von 8 oder mehr erzielen, sollten Sie auf jeden Fall zusammenarbeiten oder eine bereits bestehende Beziehung ausbauen. Mit einem Punktwert zwischen 6 und 8 ist ein Zulieferer solide und einer guten Zusammenarbeit steht nichts im Wege. Allerdings sollten Sie hier eventuell nachverhandeln, um etwas bessere Konditionen herauszuholen. Hat ein Lieferant nur 5 oder weniger Punkte erreicht, ist das ein Zeichen, die Geschäftsbeziehung zu beenden oder gar nicht erst aufzunehmen. Es sei denn, Sie können sicher sein, dass sich der Lieferant in den Ihnen wichtigen Punkten in Kürze deutlich verbessern wird.
Bei der Auswahl passender Lieferanten sollte man immer auch daran denken, einige alternative Zulieferer auszuwählen, die man “in der Hinterhand” behält, um im Notfall Ersatz zu haben. Gerade bei wichtigen Artikeln sollte man sich nie nur auf einen einzigen Lieferanten verlassen. Zwar kann man mit Bestellbündelungen fast immer günstigere Preise und Konditionen erhalten, doch begibt man sich auch in eine gefährliche Abhängigkeit. Denn falls dieser eine Lieferant insolvent geht oder aus anderen Gründen einmal nicht oder nicht pünktlich liefern kann, droht schnell die eigene Supply Chain ins Stocken zu geraten. Wer dann auf die Schnelle Ersatz organisieren muss, hat meist keinen großen Spielraum gute Konditionen auszuhandeln und zahlt am Ende einen hohen Preis für die fehlende Voraussicht.
Aus diesem Grund sollte man bei wichtigen Bestellgütern immer einen, bei sehr kritischen Artikeln zwei Zulieferer in Reserve haben, bei denen man gelegentlich immer wieder mal bestellt, um für den Ernstfall auf eine bereits bestehende Geschäftsbeziehung zurückgreifen zu können.